Qu'est-ce que le Birdie4Scrum ?

Le Birdie4Scrum est un serious game mélangeant Lego4Scrum (Alexey Krivitsky) et Birdie Birdie (Alan Cyment) ayant pour but d’illustrer les principes d’une organisation Scrum tout en manipulant des Legos.

Le concept initial est disponible sur le site de goood.com.

Quels sont les objectifs pédagogique de Birdie4Scrum?

Birdie4Scrum est recommandé dans le cadre des formations de personnes ne connaissant pas l’approche agile et également aux équipes agiles ayant besoin de revoir certains fondamentaux agiles afin de s’améliorer dans leur processus de production. Il met en action une équipe devant produire en quelques itérations un jouet pour le compte d’une grande société avec un liste de besoins détaillés mais parfois un peu flous.

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Le déroulement du Birdy4Scrum

Idéalement il faut un animateur, un chef de produit et une équipe constituée de différents profils. L’animateur accompagnera le chef de produit ainsi que l’équipe tout au long de l’exercice pour cadrer l’exercice mais il est également possible que l’animateur joue son rôle et celui de chef de projet.

Durant l’exercice, il est recommandé de ne pas utiliser des mots du champ lexical liés à Scrum. On ne parlera donc pas de backlog, de product owner, de dev team ou autres et ce afin de ne pas polluer l’exercice avec des concepts nouveaux.

Le story telling

L’animateur doit introduire l’exercice par une petite histoire. Il expliquera ainsi qu’une société de divertissement souhaite commercialiser très prochainement un nouveau jouet. Ce dernier devra être réalisé en plusieurs itérations par une équipe de développement et un chef de produit qui exprimera les besoins.

Présentation des règles et outils

Les participants auront 4 itérations, composée comme suite :

  1. Chiffrage : 4 minutes
  2. Planification : 1 minutes
  3. Réalisation : 8 minutes
  4. Revue : 4 minutes
  5. Rétrospective : 3 minutes

Les outils mis à disposition de l’équipe :

  • Des cartes pour le chiffrage en tee shirt sizing
  • Les besoins sous forme de carte individuelle, décrits selon un modèle SCRUM
  • Une fiche contenant l’intégralité des besoins détaillés.
  • Un tableau Kanban

Deux points structurants sont à retenir pour bien appliquer Birdie4Scrum:

  • Les besoins présentés par le chef de produit à l’équipe ne seront pas complets, certains critères d’acceptances seront manquants et ce afin d’inciter l’équipe à se rapprocher au maximum du chef de produit (alignement IT / Métier).
  • Il n’y aura que 3 itérations au lieu de 4 pour apprendre à l’équipe à prioriser les besoins en fonction de leur valeur ajoutée et du temps qu’il leur reste.

Les itérations

Pour chaque itération, le chef de produit présentera ses besoins à haute voix à l’équipe :

  • Itération 1 : Besoin 01 à 08
  • Itération 2 : Besoin 09 à 12
  • Itération 3 : Besoin 13 à 17

Il est attendu dans cette phase que l’équipe pose des questions si le besoin n’est pas clair ou manquant d’information pour pouvoir y répondre correctement et ainsi compléter la fiche du besoin.
Très souvent les équipes lors de la 1ere itération ne posent pas de questions pensant le besoin clair mais lors de la revue, le chef de produit refuse les besoins car ils ne correspondent pas aux attentes, ce qui engendre un ajout de travail à faire pour la deuxième itération.

Si des questions sont posées, le chef de produit doit y répondre et l’équipe pourra compléter la fiche avec les informations reçues.

Chiffrage

Le chiffrage doit se faire en tee shirt sizing pour mieux appréhender l’exercice. Pour aider les équipes, demandez-leur d’estimer un besoin vraiment petit (S) et un besoin vraiment grand (XL), cet étalonnage leur permettra plus facilement d’estimer la taille des autres besoins. Par la suite, demandez à l’équipe d’indiquer sur chaque besoin, le nombre de story point équivalent à la taille du tee shirt.

Planification

Cette phase assez courte doit permettre à l’équipe suite à son estimation de juger de sa capacité à prendre dans son itération la totalité des besoins émis ou bien seulement une partie. Ça leur permet également de commencer à réfléchir à une solution pour répondre au besoin et donc à mieux s’organiser.

Sur le tableau Kanban, l’équipe positionnera dans la première itération les besoins qu’ils ont planifier de faire, les autres besoins resteront sur le côté.

Réalisation

Durant cette phase, l’équipe doit maintenant manipuler les legos afin d’apporter une solution aux besoins que les membres ont estimé et planifié. Le chef de produit peut rester dans un premier temps dans une phase d’observation et peu ponctuellement poser des questions à l’équipe. L’animateur lui veillera à ce que l’équipe arrive à produire et lui donnera si nécessaire certaines indications pour démarrer.

Revue

Lors de la revue, l’équipe va présenter au chef de produit ce qui a été réalisé durant l’itération. Le chef de produit demandera à une personne de lire ce qui était demandé et de démontrer ce qui a été réalisé. Le chef de produit devra refuser les besoins ne correspondant pas à tous les critères d’acceptance écris sur sa fiche et expliquer pourquoi. Cette phase doit normalement attirer l’attention de l’équipe sur le fait de bien questionner le chef de produit durant la phase de présentation des besoins.

Sur le tableau Kanban, l’équipe mettra à jour les besoins en fonction de leur status :

  • To do : Planifier dans l’itération mais non commencé, les tickets passeront comme plannifié dans le prochaine itération
  • In progress : En cours de réalisation ou refusé par le chef de produit, les tickets basculeront dans la prochaine itération
  • Done : L’intégralité des critères d’acceptance sont validés par le chef de produit, les tickets restent dans l’itération

L’animateur indiquera par la suite sur le tableau Kanban le nombre de point planifier et le nombre de points réalisés.

Retrospective

L’équipe fera une analyse des actions (bonnes ou mauvaises) menées pendant l’itération et va chercher des solutions pour s’améliorer, les écriront sur un papier et les mettront en place lors de la prochaine itération. Bien entendu le chef de produit fait partie de cette réunion.

Les feedbacks et Tips

Une fois les 3 itérations terminées, l’animateur invite les participants à partager leur ressenti, il pourra lancer la session par des questions :

  • Avez-vous aimé cet exercice ?
  • Qu’avez-vous appris de cet exercice ?
  • Avez-vous ressenti une évolution dans votre façon de travailler, dans la qualité de votre produit ?
  • Quels pouvaient-être les facteurs de cette évolution ?

Quelques tips pour l’animateur :

  • Le time boxing est très important, affichez si possible un compte à rebours et avertissez régulièrement du temps restant
  • Expliquez bien le principe de l’étalonnage du tee shirt sizing pour aider à l’estimation
  • Lors de la première itération, rappelez bien l’importance d’avoir un MVP, c’est à dire un jouet entièrement constitué et pas juste plusieurs morceaux
  • Si à la deuxième itération l’équipe ne pose toujours pas de questions au chef de produit, essayez de les mettre sur des pistes (exemple : “Mais sombre c’est quoi comme couleur ?”, “Grand ça veut dire quoi exactement ?”)
  • Avoir sur vous un double de l’intégralité des besoins pour vérifier que rien n’est oublié.
  • Proposez lors de la 2eme ou 3eme itération au chef de produit de partir de la salle prétextant des vacances

Les variantes de jeux possibles

Formation simple de plusieurs équipes

Pour permettre la formation de plusieurs équipes en même temps et pour donner un peu plus de dynamique à l’exercice, le besoin 7 Hauteur est dupliqué demandant à une équipe de faire un jouet plutôt grand et l’autre petit. Il faudra ainsi distribuer un besoin 7 à chaque équipe.

Le multijoueur, une approche à SAFe

Cette variante apporte par rapport à la version originale de Birdie4Scrum une dimension multijoueur et s’applique à des formations de deux équipes à minima. Le but est de permettre aux jeunes équipes Scrum à apprendre la communication avec d’autres équipes et à ne pas rester en vase clos, défaut récurrent des équipes Scrum. Ca peut-être également un moyen pour introduire rapidement la méthodologie SAFe Agile.

Dans le backlog, les besoins suivants demandent de la synchronisation et de la communication entre les équipes :

  • Besoin N°8 : Couleur – Les jouets des équipes devront avoir les mêmes couleurs ce qui nécessite un minimum de communication pour que les équipes soient en accord. Une difficulté viendra s’ajouter par la suite avec le besoin 10 qui demandera l’utilisation de 3 couleurs maximum.
  • Besoin N°12 : Multijoueur – L’attache doit s’emboîter avec l’attache de l’équipe voisine, ainsi elles devront faire une co-conception pour que le critère d’acceptance soit validé par le chef de produit lors de la revue.

Fournitures nécessaires

Pour mener à bien Birdie4Scrum, il faut le matériel suivant :

  • Un espace vide pour pouvoir mettre en place un tableau Kanban
  • Une grande table pour permettre aux participants de manipuler les legos
  • un écran pour projeter le compte à rebours
  • Les fiches besoins ainsi qu’un crayon Velleda
  • Du scotch d’électricien

Kit téléchargeable